Turun Wushu Kungfu Seura ry

Rekisteriselosteet

Jäsenrekisterin rekisteriseloste

Tämä on Turun Wushu Kungfu Seura ry:n jäsenrekisteriä koskeva tietosuojaseloste (henkilötietolaki (523/1999) 10 ja 24 §).

Laadittu 29.4.2018.

1 Rekisterin nimi

Turun Wushu Kungfu Seura ry:n jäsenrekisteri

2 Rekisterinpitäjä

Turun Wushu Kungfu Seura ry
c/o Repo, Toistalontie 2 B 12

20320 Turku

hallitus at twks.fi

3 Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Huy Pham, minhhuyp at gmail.com

4 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja peruste

Jäsenrekisterin tarkoituksena on kerätä Turun Wushu Kungfu Seura ry:n jäsenistä yhdistyslain (503/1989) 11 §:n vaatimat henkilötiedot ja muut yhdistyksen toimintaa varten tarpeelliset tiedot. Tietoja kerätään jäsenasioiden hoitamista ja tiedotusta varten.

Käsittely perustuu henkilötietolain (523/1999) 8 §:n 1 momentin 5 kohtaan.

Lasten henkilötietojen käsittely perustuu siihen, että vanhempainvastuunkantaja on antanut tähän nimenomaisen suostumuksensa tai valtuutuksensa.

5 Rekisterin tietosisältö

Jäsenrekisteriin kerätään pakollisina tietoina yhdistyslain 11 §:n vaatimat henkilötiedot eli jäsenen täydellinen nimi ja kotipaikka. Lisäksi jäsenistä kerätään seuraavia tietoja:

  • yhteystiedot (sähköpostiosoite, puhelinnumero)
  • syntymävuosi
  • jäsenyystiedot (jäsenmaksutiedot, jäsenyysstatus)

6 Säännönmukaiset tietolähteet

Jäsenrekisteriin sisältyvät tiedot saadaan rekisteröidyiltä itseltään.

7 Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Jäsenen nimenomaisella suostumuksella jäsenen sähköpostiosoite voidaan lisätä Turun Wushu Kungfu Seura ry:n hallinnoimille postituslistoille.

Jäsenrekisterin tietoja ei tällä hetkellä siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle, mutta tulevaisuudessa se tulee siirtymään ulkomaalaisomistuksessa olevaan pilvipalveluun (Dropbox),  jonka palvelimet sijaitsevat EU:n alueen ulkopuolella. Näin ollen seuramme jäsenrekisterin tiedot tulevat siirtymään EU-alueen ulkopuolelle. Dropbox-palvelu täyttää EU:n tietosuoja-asetuksen (GDPR) vaatimukset 25.5.2018 alkaen ja palvelu noudattaa UE-US Privacy Shield:n vaatimuksia (http://europa.eu/rapid/press-release_MEMO-16-2462_en.htm). Jäsentietoja saattaa myös päättyä esim. kokouspöytäkirjoissa Google Drive-palvelun kautta ulkomaille;  Dropbox-palvelu täyttää myös EU:n tietosuoja-asetuksen (GDPR) vaatimukset 25.5.2018 alkaen ja palvelu noudattaa UE-US Privacy Shield:n vaatimuksia.

8 Rekisterin suojauksen periaatteet

Jäsenrekisteriä käsitellään sähköisesti. Rekisterissä oleva tieto on tietokannassa, joka on suojattu salasanoin ja muin teknisin keinoin. Tietojen käsittely-, haku- ja selaamismahdollisuus myönnetään rekisterin hoidosta vastaaville yhdistyksen hallituksen jäsenille.

9 Henkilötietojen säilytysaika

Henkilötiedot säilytetään rekisterissä niin kauan kuin rekisteröity on yhdistyksen jäsen. Jäsenyyden päättymisen jälkeen henkilötietoja säilytetään enintään kymmenen vuoden ajan jäsenyyden päättymisestä yhdistyksen oikeutetun edun perusteella, ts. mahdollisiin oikeusvaateisiin puolustautumisen takia (KKO 2017:15). Henkilötiedot voidaan säilyttää myös tätä kauemmin, jos sovellettava lainsäädäntö tai yhdistyksen sopimusvelvoitteet kolmansia kohtaan edellyttävät pidempää säilytysaikaa.

10 Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tietojen korjaamista

Jäsenellä on henkilötietolain 26 §:n mukaisesti oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja jäsenrekisteriin on tallennettu sekä henkilötietolain 29 §:n mukaisesti oikeus pyytää virheellisen tiedon korjaamista. Tarkastus- ja/tai korjauspyyntö on lähetettävä kirjallisesti ja allekirjoitettuna postitse kohdassa 2 mainittuun osoitteeseen tai sähköpostiosoitteeseen.

11 Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Jäsenellä on henkilötietolain 30 §:n nojalla oikeus kieltää rekisterinpitäjää käsittelemästä itseään koskevia tietoja suoramainontaa, etämyyntiä ja muuta suoramarkkinointia sekä markkina- ja mielipidetutkimusta samoin kuin henkilömatrikkelia ja sukututkimusta varten. Jäsenrekisteriin sisältyviä tietoja ei käytetä näihin tarkoituksiin.


Laskurekisterin rekisteriseloste

Tämä on Turun Wushu Kungfu Seura ry:n laskurekisteriä koskeva tietosuojaseloste (henkilötietolaki (523/1999) 10 ja 24 §).

Laadittu 23.4.2018.

1 Rekisterin nimi

Turun Wushu Kungfu Seura ry:n laskurekisteri

2 Rekisterinpitäjä

Turun Wushu Kungfu Seura ry
c/o Repo, Toistalontie 2 B 12

20320 Turku

hallitus at twks.fi

3 Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Rahastonhoitaja Lauri Lehtonen
lauri at twks.fi

4 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja peruste

Laskurekisterin tarkoituksena on kerätä Turun Wushu Kungfu Seura ry:n jäsenistä jäsen- ja kurssimaksujen sekä yhdistyksen kautta hankittujen välineiden laskuttamista varten tarvittavat tarpeelliset tiedot.

Käsittely perustuu henkilötietolain (523/1999) 8 §:n 1 momentin 5 kohtaan.

Lasten henkilötietojen käsittely perustuu siihen, että vanhempainvastuunkantaja on antanut tähän nimenomaisen suostumuksensa tai valtuutuksensa.

5 Rekisterin tietosisältö

Laskurekisteriin kerätään

  • nimi
  • tilatut välineet hintoineen
  • jäsen/kurssimaksut päivämäärineen.

6 Säännönmukaiset tietolähteet

Laskurekisteriin sisältyvät tiedot saadaan rekisteröidyiltä itseltään tai yhdistykseltä.

7 Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Laskurekisterin tietoja ei tällä hetkellä siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle, mutta tulevaisuudessa se tulee siirtymään ulkomaalaisomistuksessa olevaan pilvipalveluun (Dropbox),  jonka palvelimet sijaitsevat EU:n alueen ulkopuolella. Näin ollen seuramme jäsenrekisterin tiedot tulevat siirtymään EU-alueen ulkopuolelle. Dropbox-palvelu täyttää EU:n tietosuoja-asetuksen (GDPR) vaatimukset 25.5.2018 alkaen ja palvelu noudattaa UE-US Privacy Shield:n vaatimuksia (http://europa.eu/rapid/press-release_MEMO-16-2462_en.htm).

8 Rekisterin suojauksen periaatteet

Laskurekisteriä käsitellään sähköisesti. Rekisterissä oleva tieto on tietokannassa, joka on suojattu salasanoin ja muin teknisin keinoin. Tietojen käsittely-, haku- ja selaamismahdollisuus myönnetään rekisterin hoidosta vastaaville yhdistyksen hallituksen jäsenille.

9 Laskutietojen säilytysaika

Laskutiedot säilytetään rekisterissä niin kauan kuin rekisteröity on yhdistyksen jäsen. Jäsenyyden päättymisen jälkeen henkilötietoja säilytetään enintään kymmenen vuoden ajan jäsenyyden päättymisestä yhdistyksen oikeutetun edun perusteella, ts. mahdollisiin oikeusvaateisiin puolustautumisen takia (KKO 2017:15). Henkilötiedot voidaan säilyttää myös tätä kauemmin, jos sovellettava lainsäädäntö tai yhdistyksen sopimusvelvoitteet kolmansia kohtaan edellyttävät pidempää säilytysaikaa.

10 Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tietojen korjaamista

Jäsenellä on henkilötietolain 26 §:n mukaisesti oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja jäsenrekisteriin on tallennettu sekä henkilötietolain 29 §:n mukaisesti oikeus pyytää virheellisen tiedon korjaamista. Tarkastus- ja/tai korjauspyyntö on lähetettävä kirjallisesti ja allekirjoitettuna postitse kohdassa 2 mainittuun osoitteeseen tai sähköpostiosoitteeseen.

11 Muut laskutietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Jäsenellä on henkilötietolain 30 §:n nojalla oikeus kieltää rekisterinpitäjää käsittelemästä itseään koskevia tietoja suoramainontaa, etämyyntiä ja muuta suoramarkkinointia sekä markkina- ja mielipidetutkimusta samoin kuin henkilömatrikkelia ja sukututkimusta varten. Laskurekisteriin sisältyviä tietoja ei käytetä näihin tarkoituksiin.


Tilirekisterin rekisteriseloste

Tämä on Turun Wushu Kungfu Seura ry:n tilirekisteriä koskeva tietosuojaseloste (henkilötietolaki (523/1999) 10 ja 24 §).

Laadittu 23.4.2018.

1 Rekisterin nimi

Turun Wushu Kungfu Seura ry:n tilirekisteri

2 Rekisterinpitäjä

Turun Wushu Kungfu Seura ry
c/o Repo, Toistalontie 2 B 12

20320 Turku

hallitus at twks.fi

3 Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Lauri Lehtonen
lauri at twks.fi

4 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja peruste

Tilirekisterin tarkoituksena on kerätä Turun Wushu Kungfu Seura ry:n jäsenistä yhdistyksen kirjanpidon vaatimat henkilötiedot ja muut tarpeelliset tiedot.

Käsittely perustuu henkilötietolain (523/1999) 8 §:n 1 momentin 5 kohtaan.

Lasten henkilötietojen käsittely perustuu siihen, että vanhempainvastuunkantaja on antanut tähän nimenomaisen suostumuksensa tai valtuutuksensa.

5 Rekisterin tietosisältö

Tilirekisteri voi sisältää jäsenen koko nimen, yhdistyksen kautta hankitut välineet hintoineen sekä jäsenen maksamat kurssimaksut.

6 Säännönmukaiset tietolähteet

Tilirekisteriin sisältyvät tiedot saadaan rekisteröidyiltä itseltään tai pankin tiliotteista.

7Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Jäsenrekisterin tietoja ei tällä hetkellä siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle, mutta tulevaisuudessa se tulee siirtymään ulkomaalaisomistuksessa olevaan pilvipalveluun (Dropbox),  jonka palvelimet sijaitsevat EU:n alueen ulkopuolella. Näin ollen seuramme jäsenrekisterin tiedot tulevat siirtymään EU-alueen ulkopuolelle. Dropbox-palvelu täyttää EU:n tietosuoja-asetuksen (GDPR) vaatimukset 25.5.2018 alkaen ja palvelu noudattaa UE-US Privacy Shield:n vaatimuksia (http://europa.eu/rapid/press-release_MEMO-16-2462_en.htm).

8 Rekisterin suojauksen periaatteet

Jäsenrekisteriä käsitellään sähköisesti. Rekisterissä oleva tieto on tietokannassa, joka on suojattu salasanoin ja muin teknisin keinoin. Tietojen käsittely-, haku- ja selaamismahdollisuus myönnetään rekisterin hoidosta vastaaville yhdistyksen hallituksen jäsenille.

9 Tilitietojen säilytysaika

Tilitiedot säilytetään rekisterissä niin kauan kuin rekisteröity on yhdistyksen jäsen. Jäsenyyden päättymisen jälkeen henkilötietoja säilytetään enintään kymmenen vuoden ajan jäsenyyden päättymisestä yhdistyksen oikeutetun edun perusteella, ts. mahdollisiin oikeusvaateisiin puolustautumisen takia (KKO 2017:15). Tilitiedot voidaan säilyttää myös tätä kauemmin, jos sovellettava lainsäädäntö tai yhdistyksen sopimusvelvoitteet kolmansia kohtaan edellyttävät pidempää säilytysaikaa.

10Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tietojen korjaamista

Jäsenellä on henkilötietolain 26 §:n mukaisesti oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja jäsenrekisteriin on tallennettu sekä henkilötietolain 29 §:n mukaisesti oikeus pyytää virheellisen tiedon korjaamista. Tarkastus- ja/tai korjauspyyntö on lähetettävä kirjallisesti ja allekirjoitettuna postitse kohdassa 2 mainittuun osoitteeseen tai sähköpostiosoitteeseen.

11 Muut tilitietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Jäsenellä on henkilötietolain 30 §:n nojalla oikeus kieltää rekisterinpitäjää käsittelemästä itseään koskevia tietoja suoramainontaa, etämyyntiä ja muuta suoramarkkinointia sekä markkina- ja mielipidetutkimusta samoin kuin henkilömatrikkelia ja sukututkimusta varten. Tilirekisteriin sisältyviä tietoja ei käytetä näihin tarkoituksiin.