Leirin osallistujarekisterin rekisteriseloste

Tämä on Turun Wushu Kungfu Seura ry:n ja Suomen Wushu Kungfu Seura ry:n 2024 leirin osallistujia koskeva tietosuojaseloste (henkilötietolaki (523/1999) 10 ja 24 §).

Päivitetty 15.4.2024.

1 Rekisterin nimi

Leirin 2024 osallistujirekisteri.

2 Rekisterinpitäjä

Suomen Wushu Kungfu Seura ry
Suvannontie 1
00510 Helsinki
contact at swks.fi

Turun Wushu Kungfu Seura ry
c/o Martti Soininen
Liinahaankatu 1
Turku
hallitus at twks.fi

3 Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Lauri Lehtonen, lauri at twks.fi

4 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja peruste

Osallistujarekisterin tarkoituksena on kerätä leirin osallistujista tarvittavat tiedot tiedotusta ja laskutusta varten. Tietojen käsittely perustuu henkilön suostumukseen.

Lasten henkilötietojen käsittely perustuu siihen, että vanhempainvastuunkantaja on antanut tähän nimenomaisen suostumuksensa tai valtuutuksensa.

5 Rekisterin tietosisältö

Osallistujarekisteriin kerätään seuraavia tietoja:

• yhteystiedot (nimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero; alaikäisiltä myös huoltajien yhteystiedot)
• syntymävuosi (täysikäisyys)
• luvat (kuvauslupa, tietojenkeruulupa)
• osallistumistiedot
• jäsenyys TWKS tai SWKS seurassa
• harjoitteluvuodet (osa leiristä on suunnattu aloittelijoille, osa edistyneille)

6 Säännönmukaiset tietolähteet

Jäsenrekisteriin sisältyvät tiedot saadaan rekisteröidyiltä itseltään.

7 Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Ilmoittautumislomake on toteutettu Google Forms -ohjelmistolla ja tiedot päätyvät Google Sheets -taulukkoon. Google-tili on rekisteröity Suomeen, joten tietoja ei päädy EU-alueen ulkopuolelle (Data Processing Amendment to Google Workspace).

8 Rekisterin suojauksen periaatteet

Jäsenrekisteriä käsitellään sähköisesti. Rekisterissä oleva tieto on suojattu salasanoin ja muin teknisin keinoin. Tietojen käsittely-, haku- ja selaamismahdollisuus myönnetään rekisterin hoidosta vastaaville yhdistysten jäsenille.

9 Henkilötietojen säilytysaika

Henkilötiedot säilytetään rekisterissä kunnes leiri on ohi ja leiriin liittyvät maksut ja muut asiat on hoidettu, kuitenkin korkeintaan vuoden 2024 loppuun.

10 Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tietojen korjaamista

Jäsenellä on henkilötietolain 26 §:n mukaisesti oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja jäsenrekisteriin on tallennettu sekä henkilötietolain 29 §:n mukaisesti oikeus pyytää virheellisen tiedon korjaamista. Tarkastus- ja/tai korjauspyyntö on lähetettävä kirjallisesti ja allekirjoitettuna postitse kohdassa 2 mainittuun osoitteeseen tai sähköpostiosoitteeseen.

11 Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Jäsenellä on henkilötietolain 30 §:n nojalla oikeus kieltää rekisterinpitäjää käsittelemästä itseään koskevia tietoja suoramainontaa, etämyyntiä ja muuta suoramarkkinointia sekä markkina- ja mielipidetutkimusta samoin kuin henkilömatrikkelia ja sukututkimusta varten. Osallistujarekisteriin sisältyviä tietoja ei käytetä näihin tarkoituksiin.