Turun Wushu Kungfu Seura ry

Rekisteriselosteet

Jäsenrekisterin rekisteriseloste

Tämä on Turun Wushu Kungfu Seura ry:n jäsenrekisteriä koskeva tietosuojaseloste (henkilötietolaki (523/1999) 10 ja 24 §).

Päivitetty 11.2.2020.

1 Rekisterin nimi

Turun Wushu Kungfu Seura ry:n jäsenrekisteri

2 Rekisterinpitäjä

Turun Wushu Kungfu Seura ry
c/o Repo, Toistalontie 2 B 12

20320 Turku

hallitus at twks.fi

3 Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Lauri Lehtonen, lauri at twks.fi

4 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja peruste

Jäsenrekisterin tarkoituksena on kerätä Turun Wushu Kungfu Seura ry:n jäsenistä yhdistyslain (503/1989) 11 §:n vaatimat henkilötiedot ja muut yhdistyksen toimintaa varten tarpeelliset tiedot. Tietoja kerätään jäsenasioiden hoitamista ja tiedotusta varten.

Käsittely perustuu henkilötietolain (523/1999) 8 §:n 1 momentin 5 kohtaan.

Lasten henkilötietojen käsittely perustuu siihen, että vanhempainvastuunkantaja on antanut tähän nimenomaisen suostumuksensa tai valtuutuksensa.

5 Rekisterin tietosisältö

Jäsenrekisteriin kerätään pakollisina tietoina yhdistyslain 11 §:n vaatimat henkilötiedot eli jäsenen täydellinen nimi ja kotipaikka. Lisäksi jäsenistä kerätään seuraavia tietoja:

  • yhteystiedot (sähköpostiosoite, puhelinnumero; alaikäisiltä myös huoltajien yhteystiedot)
  • syntymävuosi
  • jäsenyystiedot (jäsenmaksutiedot, aloitusvuosi, vöiden suorituspäivät)
  • syntymäpäivä, rannekenumero (Kilpuri-rannekkeet)
  • kuvauslupa, luvat lisätä henkilö sähköpostilistoille ja Whatsapp-ryhmiin

6 Säännönmukaiset tietolähteet

Jäsenrekisteriin sisältyvät tiedot saadaan rekisteröidyiltä itseltään.

7 Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Jäsenen nimenomaisella suostumuksella jäsenen sähköpostiosoite voidaan lisätä Turun Wushu Kungfu Seura ry:n hallinnoimille postituslistoille.

TWKS ry:n jäsenrekisteri on Yhdistysavaimessa (twks.yhdistysavain.fi), joten sen tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.  Jäsentietoja saattaa päättyä esim. kokouspöytäkirjoissa Google Drive ja Dropbox-palveluiden kautta ulkomaille. Molemmat täyttävät kuitenkin EU:n tietosuoja-asetuksen (GDPR) vaatimukset ja palvelut noudattavat UE-US Privacy Shield:n vaatimuksia (http://europa.eu/rapid/press-release_MEMO-16-2462_en.htm).

8 Rekisterin suojauksen periaatteet

Jäsenrekisteriä käsitellään sähköisesti. Rekisterissä oleva tieto on tietokannassa, joka on suojattu salasanoin ja muin teknisin keinoin. Tietojen käsittely-, haku- ja selaamismahdollisuus myönnetään rekisterin hoidosta vastaaville yhdistyksen hallituksen jäsenille.

9 Henkilötietojen säilytysaika

Henkilötiedot säilytetään rekisterissä niin kauan kuin rekisteröity on yhdistyksen jäsen. Jäsenyyden päättymisen jälkeen henkilötietoja säilytetään enintään kymmenen vuoden ajan jäsenyyden päättymisestä yhdistyksen oikeutetun edun perusteella, ts. mahdollisiin oikeusvaateisiin puolustautumisen takia (KKO 2017:15). Henkilötiedot voidaan säilyttää myös tätä kauemmin, jos sovellettava lainsäädäntö tai yhdistyksen sopimusvelvoitteet kolmansia kohtaan edellyttävät pidempää säilytysaikaa.

10 Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tietojen korjaamista

Jäsenellä on henkilötietolain 26 §:n mukaisesti oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja jäsenrekisteriin on tallennettu sekä henkilötietolain 29 §:n mukaisesti oikeus pyytää virheellisen tiedon korjaamista. Tarkastus- ja/tai korjauspyyntö on lähetettävä kirjallisesti ja allekirjoitettuna postitse kohdassa 2 mainittuun osoitteeseen tai sähköpostiosoitteeseen, tai luomalla tunnukset sähköpostillaan osoitteessa twks.yhdistysavain.fi.

11 Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Jäsenellä on henkilötietolain 30 §:n nojalla oikeus kieltää rekisterinpitäjää käsittelemästä itseään koskevia tietoja suoramainontaa, etämyyntiä ja muuta suoramarkkinointia sekä markkina- ja mielipidetutkimusta samoin kuin henkilömatrikkelia ja sukututkimusta varten. Jäsenrekisteriin sisältyviä tietoja ei käytetä näihin tarkoituksiin.


Laskurekisterin rekisteriseloste

Tämä on Turun Wushu Kungfu Seura ry:n laskurekisteriä koskeva tietosuojaseloste (henkilötietolaki (523/1999) 10 ja 24 §).

Laadittu 11.2.2020.

1 Rekisterin nimi

Turun Wushu Kungfu Seura ry:n laskurekisteri

2 Rekisterinpitäjä

Turun Wushu Kungfu Seura ry
c/o Repo, Toistalontie 2 B 12

20320 Turku

hallitus at twks.fi

3 Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Lauri Lehtonen
lauri at twks.fi

4 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja peruste

Laskurekisterin tarkoituksena on kerätä Turun Wushu Kungfu Seura ry:n jäsenistä jäsen- ja kurssimaksujen sekä yhdistyksen kautta hankittujen välineiden laskuttamista varten tarvittavat tarpeelliset tiedot.

Käsittely perustuu henkilötietolain (523/1999) 8 §:n 1 momentin 5 kohtaan.

Lasten henkilötietojen käsittely perustuu siihen, että vanhempainvastuunkantaja on antanut tähän nimenomaisen suostumuksensa tai valtuutuksensa.

5 Rekisterin tietosisältö

Laskurekisteriin kerätään

  • nimi
  • tilatut välineet hintoineen
  • jäsen/kurssimaksut päivämäärineen.

6 Säännönmukaiset tietolähteet

Laskurekisteriin sisältyvät tiedot saadaan rekisteröidyiltä itseltään tai yhdistykseltä.

7 Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Laskurekisterin tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

8 Rekisterin suojauksen periaatteet

Laskurekisteriä käsitellään sähköisesti. Rekisterissä oleva tieto on tietokannassa, joka on suojattu salasanoin ja muin teknisin keinoin. Tietojen käsittely-, haku- ja selaamismahdollisuus myönnetään rekisterin hoidosta vastaaville yhdistyksen hallituksen jäsenille.

9 Laskutietojen säilytysaika

Laskutiedot säilytetään rekisterissä niin kauan kuin rekisteröity on yhdistyksen jäsen. Jäsenyyden päättymisen jälkeen henkilötietoja säilytetään enintään kymmenen vuoden ajan jäsenyyden päättymisestä yhdistyksen oikeutetun edun perusteella, ts. mahdollisiin oikeusvaateisiin puolustautumisen takia (KKO 2017:15). Henkilötiedot voidaan säilyttää myös tätä kauemmin, jos sovellettava lainsäädäntö tai yhdistyksen sopimusvelvoitteet kolmansia kohtaan edellyttävät pidempää säilytysaikaa.

10 Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tietojen korjaamista

Jäsenellä on henkilötietolain 26 §:n mukaisesti oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja jäsenrekisteriin on tallennettu sekä henkilötietolain 29 §:n mukaisesti oikeus pyytää virheellisen tiedon korjaamista. Tarkastus- ja/tai korjauspyyntö on lähetettävä kirjallisesti ja allekirjoitettuna postitse kohdassa 2 mainittuun osoitteeseen tai sähköpostiosoitteeseen.

11 Muut laskutietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Jäsenellä on henkilötietolain 30 §:n nojalla oikeus kieltää rekisterinpitäjää käsittelemästä itseään koskevia tietoja suoramainontaa, etämyyntiä ja muuta suoramarkkinointia sekä markkina- ja mielipidetutkimusta samoin kuin henkilömatrikkelia ja sukututkimusta varten. Laskurekisteriin sisältyviä tietoja ei käytetä näihin tarkoituksiin.


Tilirekisterin rekisteriseloste

Tämä on Turun Wushu Kungfu Seura ry:n tilirekisteriä koskeva tietosuojaseloste (henkilötietolaki (523/1999) 10 ja 24 §).

Laadittu 11.2.2020.

1 Rekisterin nimi

Turun Wushu Kungfu Seura ry:n tilirekisteri

2 Rekisterinpitäjä

Turun Wushu Kungfu Seura ry
c/o Repo, Toistalontie 2 B 12

20320 Turku

hallitus at twks.fi

3 Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Lauri Lehtonen
lauri at twks.fi

4 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja peruste

Tilirekisterin tarkoituksena on kerätä Turun Wushu Kungfu Seura ry:n jäsenistä yhdistyksen kirjanpidon vaatimat henkilötiedot ja muut tarpeelliset tiedot.

Käsittely perustuu henkilötietolain (523/1999) 8 §:n 1 momentin 5 kohtaan.

Lasten henkilötietojen käsittely perustuu siihen, että vanhempainvastuunkantaja on antanut tähän nimenomaisen suostumuksensa tai valtuutuksensa.

5 Rekisterin tietosisältö

Tilirekisteri voi sisältää jäsenen koko nimen, yhdistyksen kautta hankitut välineet hintoineen sekä jäsenen maksamat kurssimaksut.

6 Säännönmukaiset tietolähteet

Tilirekisteriin sisältyvät tiedot saadaan rekisteröidyiltä itseltään tai pankin tiliotteista.

7 Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Tilirekisterin tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

8 Rekisterin suojauksen periaatteet

Jäsenrekisteriä käsitellään sähköisesti. Rekisterissä oleva tieto on tietokannassa, joka on suojattu salasanoin ja muin teknisin keinoin. Tietojen käsittely-, haku- ja selaamismahdollisuus myönnetään rekisterin hoidosta vastaaville yhdistyksen hallituksen jäsenille.

9 Tilitietojen säilytysaika

Tilitiedot säilytetään rekisterissä niin kauan kuin rekisteröity on yhdistyksen jäsen. Jäsenyyden päättymisen jälkeen henkilötietoja säilytetään enintään kymmenen vuoden ajan jäsenyyden päättymisestä yhdistyksen oikeutetun edun perusteella, ts. mahdollisiin oikeusvaateisiin puolustautumisen takia (KKO 2017:15). Tilitiedot voidaan säilyttää myös tätä kauemmin, jos sovellettava lainsäädäntö tai yhdistyksen sopimusvelvoitteet kolmansia kohtaan edellyttävät pidempää säilytysaikaa.

10 Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tietojen korjaamista

Jäsenellä on henkilötietolain 26 §:n mukaisesti oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja jäsenrekisteriin on tallennettu sekä henkilötietolain 29 §:n mukaisesti oikeus pyytää virheellisen tiedon korjaamista. Tarkastus- ja/tai korjauspyyntö on lähetettävä kirjallisesti ja allekirjoitettuna postitse kohdassa 2 mainittuun osoitteeseen tai sähköpostiosoitteeseen.

11 Muut tilitietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Jäsenellä on henkilötietolain 30 §:n nojalla oikeus kieltää rekisterinpitäjää käsittelemästä itseään koskevia tietoja suoramainontaa, etämyyntiä ja muuta suoramarkkinointia sekä markkina- ja mielipidetutkimusta samoin kuin henkilömatrikkelia ja sukututkimusta varten. Tilirekisteriin sisältyviä tietoja ei käytetä näihin tarkoituksiin.